e-rechnung@schramberg.de

Neue elektronische Rechnungsbearbeitung spart Zeit und Geld

Abteilungsleiter Gerhard Hettich bearbeitet an seinem PC die elektronisch auflaufenden Rechnungen. Foto: him

Mit einem ganz neu­en Sys­tem arbei­tet die Schram­ber­ger Stadt­kas­se seit kur­zem: der „Elek­tro­ni­schen Rech­nungs­be­ar­bei­tung“. Im Ver­wal­tungs­aus­schuss hat der Abtei­lungs­lei­ter Stadt­kas­se, Ger­hard Het­tich den neu­en Rech­nungs­work­flow vor­ge­stellt.

Ihm sei schon klar, dass die Rech­nungs­be­ar­bei­tung „nicht gra­de das span­nends­te The­ma“ sei, so Het­tich. Eine Zahl mache aber klar, dass für die Ver­wal­tung das Rech­nun­gen zah­len viel Arbeit bedeu­tet: Jähr­lich gehen etwa 15.000 Rech­nun­gen bei der Stadt ein. „Das reicht vom Bas­tel­ma­te­ri­al für den Kin­der­gar­ten bis zur Bau­ab­rech­nung.“

Jede Rech­nung muss ange­schaut, geprüft zuge­ord­net, geneh­migt, ver­bucht und aus­ge­zahlt wer­den. Vie­le ver­schie­de­ne Abtei­lun­gen im Rat­haus sind dar­an betei­ligt. Frü­her brach­te der Amts­bo­te die Unter­la­gen in Papier­form von einem Büro zum nächs­ten. „Das dau­er­te, bis es bear­bei­tet war.“

Neuer Workflow beschleunigt enorm

Auch beim neu­en Sys­tem wird natür­lich geprüft und abge­hakt, ob die Rech­nung stimmt. Anders als frü­her nimmt die Stadt­kas­se aber die Grund-Daten elek­tro­nisch auf und lei­tet sie dann an die betref­fen­den Fach­ab­tei­lun­gen wei­ter. Wenn alle Kon­tie­run­gen und Unter­schrif­ten – per digi­ta­lem Stem­pel – vor­han­den sind, lan­det der Daten­satz wie­der bei der Stadt­kas­se und die­se kann die Rech­nung bezah­len. So las­se sich der Pro­zess enorm beschleu­ni­gen, es muss ja kein Papier mehr her­um­ge­tra­gen wer­den. „Es geht unschlag­bar schnell. Ein Maus­click genügt, und es geht wei­ter.“

Das neue Sche­ma. Gra­fik: Stadt

Het­tich ist  stolz dar­auf, wie zügig in der Schram­ber­ger Stadt­ver­wal­tung das neue Sys­tem umge­setzt wur­de: Im Dezem­ber 2017 habe man mit den Vor­be­rei­tun­gen begon­nen, zwi­schen Ende Febru­ar und Ende Juni in allen Berei­chen ein­ge­führt und seit dem Som­mer läuft das Sys­tem. In grö­ße­ren Städ­ten dau­ert es sehr viel län­ger, da sei­en oft erst ein­zel­ne Abtei­lun­gen so weit.

System spart bares Geld

Das elek­tro­ni­sche Rech­nungs­we­sen habe für die Stadt wie für die Auf­trag­ge­ber gro­ße Vor­tei­le. Die Stadt kann Skon­ti aus­schöp­fen. Die Sach­be­ar­bei­ter in den Abtei­lun­gen haben ein­fa­che­re Abläu­fe und spa­ren so Zeit. Die Stadt­kas­se hat  jeder­zeit einen Über­blick über den aktu­el­len Stand. Für die Auf­trag­neh­mer ist der gro­ße Vor­teil, dass sie inner­halb von drei oder vier Tagen – im Nor­mal­fall – ihr Geld auf dem Kon­to haben.

Vor­aus­set­zung ist frei­lich, dass die Rech­nung in elek­tro­ni­scher Form ein­ge­reicht wird und zwar an: e-rechnung@schramberg.de. „Idea­ler­wei­se als ‚ech­te‘ e-Rech­nung“, so Het­tich, „aber pdf ist auch o.k.“ Rech­nun­gen in Papier­form müs­sen die Mit­ar­bei­te­rin­nen erst ein­scan­nen und die Daten in das elek­tro­ni­sche For­mu­lar ein­tra­gen. Das geschieht bei einer ech­ten E-Rech­nung mit einem Maus­click. Kommt die Rech­nung als pdf-Datei, wer­den eini­ge Anga­ben auto­ma­tisch ein­ge­fügt, ande­re müs­sen von Hand ein­ge­tra­gen wer­den.

Elektronische Rechnungen sind Voraussetzung

Het­tich bit­tet des­halb die Rech­nungs­stel­ler, ihr Rech­nungs­sys­tem  auf  die neu­en Metho­den umzu­stel­len. „Ich hof­fe, dass das bei den Betrie­ben Fahrt auf­nimmt.“ Fach­be­reichs­lei­ter Uwe Weis­ser wünscht sich, das bis Ende des Jah­res alle Rech­nun­gen zumin­dest als pdf-Datei ein­ge­hen.“ OB-Stell­ver­tre­ter Jür­gen Win­ter lob­te abschlie­ßend die Ver­wal­tung, dass sie das neue Sys­tem „in Rekord­zeit“ ein­ge­führt habe.

Info: „Ech­te“ e-Rech­nun­gen sind soge­nann­te PDFA-Datei­en im ZUG­FeRD oder X-For­mat. Bei die­sen ist der gesam­te Inhalt der Rech­nung auf­be­rei­tet und maschi­nell les­bar. Sol­che Rech­nun­gen sind aber bei den Betrie­ben noch nicht sehr ver­brei­tet. Des­halb genü­gen vor­läu­fig auch ein­fa­che pdf-Datei­en.