Mit einem ganz neuen System arbeitet die Schramberger Stadtkasse seit kurzem: der „Elektronischen Rechnungsbearbeitung“. Im Verwaltungsausschuss hat der Abteilungsleiter Stadtkasse, Gerhard Hettich den neuen Rechnungsworkflow vorgestellt.
Ihm sei schon klar, dass die Rechnungsbearbeitung „nicht grade das spannendste Thema“ sei, so Hettich. Eine Zahl mache aber klar, dass für die Verwaltung das Rechnungen zahlen viel Arbeit bedeutet: Jährlich gehen etwa 15.000 Rechnungen bei der Stadt ein. „Das reicht vom Bastelmaterial für den Kindergarten bis zur Bauabrechnung.“ 
Jede Rechnung muss angeschaut, geprüft zugeordnet, genehmigt, verbucht und ausgezahlt werden. Viele verschiedene Abteilungen im Rathaus sind daran beteiligt. Früher brachte der Amtsbote die Unterlagen in Papierform von einem Büro zum nächsten. „Das dauerte, bis es bearbeitet war.“
Neuer Workflow beschleunigt enorm
Auch beim neuen System wird natürlich geprüft und abgehakt, ob die Rechnung stimmt. Anders als früher nimmt die Stadtkasse aber die Grund-Daten elektronisch auf und leitet sie dann an die betreffenden Fachabteilungen weiter. Wenn alle Kontierungen und Unterschriften – per digitalem Stempel – vorhanden sind, landet der Datensatz wieder bei der Stadtkasse und diese kann die Rechnung bezahlen. So lasse sich der Prozess enorm beschleunigen, es muss ja kein Papier mehr herumgetragen werden. „Es geht unschlagbar schnell. Ein Mausclick genügt, und es geht weiter.“
Hettich ist stolz darauf, wie zügig in der Schramberger Stadtverwaltung das neue System umgesetzt wurde: Im Dezember 2017 habe man mit den Vorbereitungen begonnen, zwischen Ende Februar und Ende Juni in allen Bereichen eingeführt und seit dem Sommer läuft das System. In größeren Städten dauert es sehr viel länger, da seien oft erst einzelne Abteilungen so weit.
System spart bares Geld
Das elektronische Rechnungswesen habe für die Stadt wie für die Auftraggeber große Vorteile. Die Stadt kann Skonti ausschöpfen. Die Sachbearbeiter in den Abteilungen haben einfachere Abläufe und sparen so Zeit. Die Stadtkasse hat jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand. Für die Auftragnehmer ist der große Vorteil, dass sie innerhalb von drei oder vier Tagen – im Normalfall – ihr Geld auf dem Konto haben.
Voraussetzung ist freilich, dass die Rechnung in elektronischer Form eingereicht wird und zwar an: [email protected]. „Idealerweise als ‚echte‘ e-Rechnung“, so Hettich, „aber pdf ist auch o.k.“ Rechnungen in Papierform müssen die Mitarbeiterinnen erst einscannen und die Daten in das elektronische Formular eintragen. Das geschieht bei einer echten E-Rechnung mit einem Mausclick. Kommt die Rechnung als pdf-Datei, werden einige Angaben automatisch eingefügt, andere müssen von Hand eingetragen werden.
Elektronische Rechnungen sind Voraussetzung
Hettich bittet deshalb die Rechnungssteller, ihr Rechnungssystem auf die neuen Methoden umzustellen. „Ich hoffe, dass das bei den Betrieben Fahrt aufnimmt.“ Fachbereichsleiter Uwe Weisser wünscht sich, das bis Ende des Jahres alle Rechnungen zumindest als pdf-Datei eingehen.“ OB-Stellvertreter Jürgen Winter lobte abschließend die Verwaltung, dass sie das neue System „in Rekordzeit“ eingeführt habe.
Info: „Echte“ e-Rechnungen sind sogenannte PDFA-Dateien im ZUGFeRD oder X-Format. Bei diesen ist der gesamte Inhalt der Rechnung aufbereitet und maschinell lesbar. Solche Rechnungen sind aber bei den Betrieben noch nicht sehr verbreitet. Deshalb genügen vorläufig auch einfache pdf-Dateien.
